W związku z prowadzoną działalnością w Prokuraturze Apelacyjnej w Rzeszowie przechowuje się dokumentację wytworzoną przez tę jednostkę.

Część powstającej w trakcie wykonywania określonych zadań dokumentacji, po uprzednim wyselekcjonowaniu, wchodzi jako materiały archiwalne „kat. A” do państwowego zasobu archiwalnego i podlega po upływie okresu ustalonego przepisami archiwalnymi – przekazaniu miejscowo właściwemu archiwum państwowemu, gdzie jest przechowywana wieczyście (Archiwum Państwowe w Rzeszowie).

Pozostała część dokumentacji oznaczona jest „kat. B”, która ma jedynie czasowe, praktyczne znaczenie i po upływie obowiązujących okresów przechowywania jest brakowana.

Postępowanie z dokumentacją nie jest dowolne i jest ściśle określone przez ustawę z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Drugą kategorią źródeł prawa archiwalnego stanowią przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej, które regulują szczegółowe zagadnienia dot. postępowania z dokumentacją archiwalną. Ostatnią kategorią źródeł tworzą resortowe akty prawne, które regulują w całości lub częściowo zasady postępowania z dokumentacją specjalistyczną (Instrukcja kancelaryjna do spraw z zakresu administracji prowadzonych w Prokuraturze Apelacyjnej w Rzeszowie).

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym objęta jest bieżącą ewidencją, którą stanowią:

• - spisy zdawczo – odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum zakładowego,

• - wykazy spisów zdawczo – odbiorczych,

• - rejestr akt wypożyczonych,

• - spisy zdawczo – odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum państwowego,

• - spisy akt wybrakowanych wraz z protokołami ich zniszczenia oraz zezwoleniami wyrażonymi przez Archiwum Państwowe na przeprowadzenie brakowania.

Dokumentację dla celów służbowych i naukowo – badawczych udostępnia się w pomieszczeniach Prokuratury Apelacyjnej w Rzeszowie, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być wypożyczona z archiwum, za wiedzą i zgodą kierownika jednostki. Udostępnianie akt odbywa się na podstawie prowadzonego „Rejestru akt wypożyczonych” przechowywanego w pomieszczeniu archiwum zakładowego.